Polityka prywatności The Wine House sp. z o.o.

1. Administrator danych

Administratorem Państwa danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) jest The Wine House spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Nadarzynie, ul. Aleja Katowicka 65, 05-830 Nadarzyn, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000861573, NIP: 5342627035 („Administrator”).

2. Kontakt w sprawach ochrony danych

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można skontaktować się z Administratorem pisemnie pod adresem siedziby albo za pośrednictwem poczty elektronicznej: biuro@thewinehouse.pl.

3. Zakres danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie adekwatnym do celu ich pozyskania. W szczególności mogą to być: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, adres rozliczeniowy, dane do faktury, data urodzenia lub informacja o pełnoletności, dane dotyczące Konta, historia Zamówień, informacje o płatnościach, dane dotyczące reklamacji i odstąpienia od umowy, treść korespondencji, identyfikatory internetowe, adres IP, informacje o urządzeniu, dane wynikające z plików cookies oraz informacje o udzielonych zgodach.

Administrator co do zasady nie kopiuje ani nie utrwala w inny sposób dokumentu tożsamości okazanego przy odbiorze Produktu, chyba że w konkretnym przypadku istnieje odrębna, wyraźna podstawa prawna. Weryfikacja wieku co do zasady polega na okazaniu dokumentu do wglądu i odnotowaniu wyniku weryfikacji albo odmowy wydania Produktu.

4. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania

Państwa dane osobowe są przetwarzane w następujących celach, na następujących podstawach prawnych i przez następujące okresy:

1. prowadzenie Konta oraz świadczenie usług drogą elektroniczną – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; przez okres posiadania Konta, a następnie przez czas niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
2. przyjęcie i realizacja Zamówienia, zawarcie i wykonanie umowy sprzedaży, dostawa Produktów, obsługa płatności oraz kontakt w sprawie Zamówienia – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; przez okres realizacji umowy, a następnie przez czas wynikający z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz terminów przedawnienia roszczeń;
3. realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych i sprawozdawczych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO; przez okres wymagany właściwymi przepisami prawa;
4. weryfikacja pełnoletności Klienta albo osoby odbierającej Produkt oraz odmowa wydania Produktu osobie niepełnoletniej, osobie, której zachowanie wskazuje na znajdowanie się w stanie nietrzeźwości, albo osobie odmawiającej okazania dokumentu potwierdzającego wiek – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 15 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, a w zakresie dokumentowania prawidłowości wydania Produktu również art. 6 ust. 1 lit. f RODO; przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości realizacji obowiązków oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń;
5. obsługa reklamacji, odstąpień od umowy, zwrotów, zapytań i korespondencji – art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od rodzaju sprawy; przez okres obsługi sprawy, a następnie przez czas niezbędny do wykazania jej przebiegu oraz obrony przed roszczeniami;
6. dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; przez okres przedawnienia roszczeń albo czas trwania postępowań;
7. zapewnienie bezpieczeństwa Platformy, przeciwdziałanie nadużyciom, prowadzenie logów technicznych i wykrywanie błędów – art. 6 ust. 1 lit. f RODO; przez okres niezbędny do realizacji tych celów, co do zasady nie dłużej niż przez okres konieczny do analizy incydentu lub usunięcia nieprawidłowości;
8. prowadzenie marketingu bezpośredniego, w tym newslettera, kontaktu e-mail, SMS lub telefonicznego – wyłącznie po spełnieniu wymogów Prawa komunikacji elektronicznej, w szczególności po uzyskaniu uprzedniej zgody wymaganej dla użycia telekomunikacyjnego urządzenia końcowego lub automatycznego systemu wywołującego; na gruncie RODO podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. a RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, zależnie od sytuacji, przy czym cofnięcie zgody komunikacyjnej skutkuje zaprzestaniem wysyłki informacji handlowych danym kanałem;
9. stosowanie cookies analitycznych, funkcjonalnych lub marketingowych – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej; do czasu wycofania zgody albo upływu okresu przechowywania danego pliku cookie.

5. Dane dotyczące sprzedaży alkoholu

Z uwagi na sprzedaż napojów alkoholowych Administrator przetwarza dane w sposób umożliwiający ograniczenie sprzedaży i wydania Produktów wyłącznie osobom pełnoletnim oraz osobom, których zachowanie nie wskazuje na znajdowanie się w stanie nietrzeźwości. Klient, składając Zamówienie, potwierdza ukończenie 18 lat. Przy wydaniu Produktu może nastąpić ponowna weryfikacja wieku osoby odbierającej Produkt przez okazanie dokumentu stwierdzającego wiek. Odmowa okazania dokumentu, brak pełnoletności albo uzasadnione podejrzenie nietrzeźwości skutkują odmową wydania Produktu.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do założenia Konta, złożenia Zamówienia, zawarcia i wykonania umowy, wystawienia dokumentów sprzedaży, realizacji dostawy, obsługi reklamacji lub odpowiedzi na zapytanie. Niepodanie danych wymaganych w danym procesie może uniemożliwić jego realizację. Podanie danych na potrzeby marketingu lub cookies innych niż niezbędne jest dobrowolne.

7. Odbiorcy danych

Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w tym organy administracji publicznej, sądy i organy ścigania, a także podmioty wspierające Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności dostawcy hostingu, systemu sklepu internetowego, systemów IT, poczty elektronicznej, systemu płatności, usług kurierskich, księgowych, prawnych, audytowych, marketingowych, analitycznych oraz obsługi cookies. W przypadku powierzenia przetwarzania danych Administrator zawiera odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady Administrator dąży do przetwarzania danych na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi, w szczególności analitycznych, marketingowych, hostingowych lub IT, dojdzie do przekazania danych poza EOG, Administrator wybiera dostawców przekazujących dane poza EOG stosujących mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne, ocenę ryzyka transferu oraz dodatkowe środki zabezpieczające, jeżeli są wymagane.

9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Państwa sytuację. Dane z cookies marketingowych lub analitycznych mogą być wykorzystywane do tworzenia segmentów odbiorców wyłącznie w zakresie objętym zgodą, bez podejmowania takich decyzji.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie przewidzianym RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, otrzymania kopii danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na adres ul. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Prawo usunięcia danych nie ma charakteru bezwzględnego i może być ograniczone w szczególności obowiązkami prawnymi Administratora, koniecznością wykazania prawidłowości sprzedaży alkoholu, obowiązkami podatkowymi lub potrzebą ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

11. Sposób realizacji praw

Żądania dotyczące realizacji praw można kierować pisemnie na adres siedziby Administratora (ul. Aleja Katowicka 65, 05-830 Nadarzyn) albo za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: biuro@thewinehouse.pl. Administrator odpowiada na żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od jego otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu o kolejne dwa miesiące w przypadkach przewidzianych RODO.

12. Prywatność osób poniżej 18 roku życia

Serwis oraz sprzedaż Produktów są kierowane wyłącznie do osób pełnoletnich. Administrator nie prowadzi sprzedaży napojów alkoholowych osobom poniżej 18 roku życia i nie zakłada świadomego pozyskiwania danych takich osób w celu realizacji Zamówień. W przypadku stwierdzenia, że dane osoby niepełnoletniej zostały podane w celu złożenia Zamówienia, Zamówienie nie zostanie zrealizowane, a dane zostaną usunięte albo ograniczone w zakresie niezbędnym do wykazania przyczyn odmowy realizacji.

13. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności kontrolę dostępu, zabezpieczenia systemów IT, ograniczenie zakresu danych oraz procedury obsługi incydentów. Dane są przetwarzane zgodnie z zasadami zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości, minimalizacji danych, prawidłowości, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności.

14. Zmiany polityki

Polityka prywatności może być aktualizowana w każdym czasie, w szczególności w razie zmiany procesów przetwarzania danych, wykorzystywanych narzędzi, odbiorców danych, modelu sprzedaży lub przepisów prawa. Aktualna wersja Polityki prywatności powinna być stale dostępna w Serwisie.